Mejorar la productividad laboral es uno de los desafíos más grandes que tenemos que enfrentar día a día. Y no te pasa solo a ti, todos sentimos que el tiempo no nos alcanza y que las tareas se van acumulando interminablemente.

Sentimos que, en vez de ser los dueños de las tareas, son ellas las que nos controlan. Lo urgente siempre sobre lo importante y así, algo que era sencillo y fácil, por no poder atenderlo a tiempo se ha transformado en una cuestión urgente. ¿Suena familiar?

Me pasó muchas veces y hoy si no soy conciente puedo volver a caer en esta trampa. Al principio parecía que era algo natural producto del trabajo. Pero no tardé mucho en darme cuenta que sólo yo era responsable de mi productividad y debía tomar en serio la administración de mi tiempo.

¿Qué puedes hacer para mejorar tu productividad?

Aquí te cuento mis estrategias de productividad:

1. PLANIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN LABORAL

La mejor forma de estar en control de tus tareas es escribiéndolas y priorizándolas. Hazlo de forma semanal y también, diaria.

Todos los lunes, tómate 20 minutos para ver la lista de proyectos pendientes, nuevos y viejos, y priorízalas. Define cuánto tiempo te llevará cada tarea y para cuándo deberían estar terminadas.

Diariamente dedícale 5 minutos a la organización de tu jornada. Haz un ranking de las 3 cosas más importantes que sí o sí debes terminar. Esto evitará que sumes tareas menos importantes a tu agenda.

2. MIDE TU TIEMPO EN LA OFICINA

Comienza a registrar a qué le dedicas tu tiempo en la oficina. Si lo haces al menos durante dos semanas, te servirá para descubrir cómo se reparte tu tiempo entre horario de almuerzo, charla con colegas, contestando e-mails o en reuniones.

Incluye allí todo lo que haces y, si lo manejas con honestidad, te sorprenderás al descubrir cuánto tiempo pierdes en leer el diario o al momento de tomarte un café con tus compañeros o conversaciones sin importancia.

Analiza toda la información y comienza a dedicar ese tiempo a tareas que mejoren tu productividad semanal.

3. EVITA LOS LADRONES DE TIEMPO

Los ladrones de tiempo son aquellas distracciones que interrumpen en tu propia concentración casi de forma inconsciente.

Una notificación de WhatsApp hará que dejes de hacer lo que estabas haciendo y dediques unos minutos a responder un mensaje. Lo mismo sucederá con el diario online o con nuestros perfiles de las redes sociales.

No puedes permitirte sacrificar un momento de concentración porque un celular ha decidido distraerte.  En lo personal pongo mi celular en modo avión en tramos de 30 minutos para así concentrar toda mi energía en una tarea y ser eficaz.

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4. TÓMATE PAUSAS CONTROLADAS

Realizar pausas cronometradas cada cierto período de tiempo es una necesidad y permite que sigamos focalizados. Realizar una caminata, tomar un café, estirar los brazos y las piernas no son ladrones de tiempo; todo lo contrario, son una buena estrategia para ser conscientes de las pausas que nos tomamos por nuestra salud y no caer en otras distracciones.

5. CREA RUTINAS PARA TAREAS REPETITIVAS

Se trata de crear períodos de tiempo para agrupar tareas repetitivas y más pequeñas que te permitirán completarlas de una sola vez porque requieren el mismo tipo de pensamiento.

Lo que yo hago es dedicar momentos específicos para revisar y responder e-mails. Y cuando termino de hacerlo cierro la bandeja de entrada para evitar que las notificaciones me distraigan.

Eso mismo puede hacerse con llamadas telefónicas, chequeo de métricas y pendientes por sistema, etc. (por eso el modo avión).

Tomar las riendas de nuestro tiempo ya no es una alternativa, es una obligación, pero no para trabajar más, si no principalmente para ser más productivos, organizarnos mejor y lograr mejorar nuestra calidad de vida trabajando de forma más tranquila y ordenada.

¡Aplica estas técnicas y cuéntame cuáles fueron tus resultados!